Прошивка документів дозволяє систематизувати значну кількість паперів та забезпечує надійне зберігання. Зазвичай, процедура виконується ще на етапі роботи з проєктом, так і під час відправки документів до архіву. Папки-реєстратори сьогодні майже не використовуються, насамперед з причини недовговічності та незручності роботи. Альтернативою може стати будь-яка зшивка документів, що відповідає вимогам ГОСТу. В чому переваги та недоліки реєстраторів, розказують експерти.
Папка-реєстратор: що це
Зазвичай папка-реєстратор, або ж сегрегатор — це доволі велика та містка папка з твердою обкладинкою. Для зберігання та з’єднання документів варіант підходить найбільше. Що ж до способу кріплення, то саме тут і виникають питання. Існує два основних виду реєстраторів:
- на кільцях;
- з прижимами, металевими чи пластиковими
Поділяють сегрегатори також за розмірами. Випускають папки форматів А-1, А-2, А-3, А-4, більш товсті на для зберігання невеликої кількості листків.
Аркуші проєктної документації умовно з’єднуються між собою. У випадку папки з прижимами листки міцно притискаються один до одного та фіксуються металевими частинами кріплення.
Для зберігання в папці на кільцях попередньо в аркушах знадобиться зробити отвори, наприклад, дироколом. Прошиття документів в такому випадку фактично не відбувається, оскільки листи тримаються купи до того моменту, коли користувач не відкриє зажим.
Недоліки реєстраторів:
- проколювання отворів може пошкодити аркуші та зменшує термін експлуатації;
- листки легко губляться під час постійного використання;
- перегляд документів не надто зручний, притискач може приховувати потрібні частини тексту.
Варіантом використання реєстратора є зберігання у прозорих файлах. Проте для аркушів великого формату такий спосіб не підходить. До того ж знадобиться додатковий час та кошти для придбання необхідності кількості файлів та вкладення листів поокремо в кожний з них.
Таких спосіб з’єднання документації може призвести до великих проблем, оскільки при такому з’єднанні дуже легко непомітно замінити частину вкладення. Особливо це важливо в процесі затвердження проєктних робіт.
Альтернативний варіант
Більш надійним та зручним в роботі є зшиття документів за допомогою клею або металбонду. Цей спосіб з’єднання підходить для архівації проєктів, зшиття на пружину, наприклад, зручний за необхідності постійного додавання чи видалення деяких аркушів. Різноманіття способів та варіантів оздоблення безпосередньо проєкту та його обкладинки дозволяє обрати саме той, що буде найбільш актуальним в кожній конкретній ситуації.
Прошивка на пружину або тверде переплетення забезпечить цілісність документації, естетичний зовнішній вигляд, легкий та зручний пошук потрібних сторінок.